Protection des données personnelles › Situations
Je gère les données de mes salariés
Public : Entreprises, PME, employeurs, services RH et administrations.
1. Votre situation
Votre organisation emploie du personnel.
Vous conservez des contrats de travail, des coordonnées, des numéros de pièces d'identité, des informations relatives à la paie, aux absences et aux carrières.
Vous utilisez éventuellement un logiciel RH ou confiez la paie à un prestataire.
Ce qu'il faut comprendre : la gestion des ressources humaines comprend plusieurs opérations de traitement qui peuvent poursuivre des finalités différentes.
2. Pourquoi êtes-vous concerné ?
Explication
Les dossiers des salariés contiennent des données permettant de les identifier.
Certaines informations peuvent également être particulièrement délicates : documents médicaux, données judiciaires, informations bancaires ou caractéristiques biométriques.
L'organisation doit pouvoir expliquer pourquoi elle collecte ces données, qui y accède et comment elles sont protégées.
3. Les situations qui méritent une analyse particulière
Éléments à vérifier
- Les dossiers comprennent des numéros d'identification ou de téléphone.
- Des certificats médicaux ou informations de santé sont enregistrés.
- Les salariés pointent avec leurs empreintes digitales.
- La paie est externalisée.
- Les données sont conservées dans un logiciel hébergé à l'étranger.
- Les fichiers RH sont utilisés pour une nouvelle finalité.
4. Les cinq questions à vous poser
Questions à vérifier
- Quelles informations sont nécessaires au recrutement, à la paie et à la gestion du personnel ?
- Quelles données supplémentaires sont collectées, et pour quelles raisons ?
- Qui peut accéder aux informations ?
- Quels prestataires interviennent et où sont situés leurs systèmes ?
- Les différentes durées de conservation sont-elles documentées ?
5. Ce que vous pouvez préparer
Conseil de préparation — ce ne sont pas des pièces obligatoires de CERTINUM
Une cartographie des opérations RH : recrutement, contrats, paie, absences, gestion de carrière et pointage.
Pour chacune, décrivez les catégories de données, la finalité, les personnes concernées, les destinataires, les durées envisagées et les mesures de protection.
6. Quelle démarche officielle consulter ?
Procédure annoncée par CERTINUM
CERTINUM propose des procédures générales de traitement et de mise en conformité.
Le choix de la formalité ne doit pas reposer uniquement sur l'intitulé « gestion RH » : les traitements réellement effectués et leurs caractéristiques doivent être examinés.
Les démarches elles-mêmes demandent une connexion ; ce parcours authentifié n'a pas été examiné ni validé.
7. Point de vigilance
Point de vigilance
Une organisation ne doit pas considérer que tous les traitements RH suivent nécessairement le même régime. La présence de données médicales ou biométriques, par exemple, justifie une analyse spécifique.
Sources et date de vérification
- Corpus pédagogique AGORA — AGORA-DP-PILOT-001 V0.2 — 21 octobre 2026. Version éditoriale de prépublication — validation juridique et administrative requise.
- CERTINUM — page d'accueilVérifiée le 21 octobre 2026 (consultation publique). Consultation publique de la plateforme. Les démarches elles-mêmes demandent une connexion ; ce parcours authentifié n'a pas été examiné ni validé.
Détails documentaires
- Identifiant :
- PIL-02 / SIT-016
- Règles associées (renvois documentaires) :
- RJ02, RJ03, RJ05 à RJ08, RA01, RA02 et règles procédurales pertinentes selon les réponses.
Textes applicables
Passages des textes officiels à examiner pour cette situation. Leur présence ne signifie pas que la situation y est soumise : tout dépend des faits. Ces repères sont en relecture juridique et ne valent pas avis.
« le traitement portant sur un numéro national d’identification ou tout autre identifiant de la même nature, notamment les numéros de téléphones ; »