Protection des données personnelles › Situations
Je constitue et j'utilise un fichier clients
Public : Commerçants, entreprises, PME, prestataires de services et indépendants.
1. Votre situation
Vous conservez les noms et coordonnées de vos clients pour suivre les commandes, répondre aux demandes ou assurer le service après-vente.
Vous utilisez peut-être un fichier Excel, un logiciel CRM ou une plateforme commerciale.
Vous souhaitez également informer certains clients de nouvelles offres.
2. Pourquoi êtes-vous concerné ?
Explication
Un fichier client peut contenir des noms, numéros de téléphone, adresses électroniques, historiques d'achat et informations sur les préférences des personnes.
L'utilisation de ces informations pour exécuter une commande n'est pas nécessairement équivalente à leur réutilisation pour envoyer de la publicité ou établir un profil commercial.
La finalité du traitement est donc une question centrale.
3. Les situations qui méritent une attention particulière
Éléments à vérifier
- Vous achetez une liste de prospects.
- Vous envoyez des campagnes commerciales par SMS.
- Vous transmettez les coordonnées à des partenaires.
- Vous créez des profils de clients selon leurs achats.
- Vous utilisez un CRM hébergé à l'étranger.
- Vous réutilisez pour de la prospection des coordonnées obtenues lors d'une autre activité.
4. Les six questions à vous poser
Questions à vérifier
- D'où proviennent les coordonnées de vos clients ?
- Pourquoi avez-vous initialement collecté ces informations ?
- Les personnes ont-elles été informées des utilisations prévues ?
- Utilisez-vous les données pour la prospection commerciale ?
- Comment prenez-vous en compte les demandes d'opposition ?
- Des prestataires ou partenaires accèdent-ils au fichier ?
5. Ce que vous pouvez préparer
Conseil de préparation — ce ne sont pas des pièces obligatoires de CERTINUM
Un tableau permettant de relier chaque origine de données à ses usages.
Pour chaque catégorie de contacts, précisez les informations communiquées aux personnes, les destinataires, les durées de conservation envisagées et les mécanismes de gestion des demandes.
6. Quelle démarche officielle consulter ?
Procédure annoncée par CERTINUM
CERTINUM propose une entrée générale consacrée aux autorisations de traitement de données personnelles.
Les formalités applicables dépendent des caractéristiques du fichier et des traitements effectivement réalisés.
Les démarches elles-mêmes demandent une connexion ; ce parcours authentifié n'a pas été examiné ni validé.
7. Point de vigilance
Point de vigilance
Le caractère professionnel d'une adresse ou d'un contact ne permet pas de conclure automatiquement à une dispense générale. Les conditions particulières applicables à la prospection devront être confirmées.
Sources et date de vérification
- Corpus pédagogique AGORA — AGORA-DP-PILOT-001 V0.2 — 21 octobre 2026. Version éditoriale de prépublication — validation juridique et administrative requise.
- CERTINUM — page d'accueilVérifiée le 21 octobre 2026 (consultation publique). Consultation publique de la plateforme. Les démarches elles-mêmes demandent une connexion ; ce parcours authentifié n'a pas été examiné ni validé.
Détails documentaires
- Identifiant :
- PIL-03 / SIT-019
- Règles associées (renvois documentaires) :
- RJ02, RJ04 à RJ07, RA01, RA02, RP03 à RP05 et règles de revue de prospection.
Textes applicables
Passages des textes officiels à examiner pour cette situation. Leur présence ne signifie pas que la situation y est soumise : tout dépend des faits. Ces repères sont en relecture juridique et ne valent pas avis.
« Le traitement des données à caractère personnel est soumis à une déclaration préalable auprès de l’Autorité de protection des données à caractère personnel. »