Je suis avocat et je gère les dossiers de mes clients
Le contenu des dossiers de mes clients change-t-il les formalités à examiner ?
Ce qu’il faut retenir
Tous les dossiers d’avocat ne se confondent pas avec des dossiers pénaux. Les catégories effectivement traitées déterminent les vérifications.
Le secret professionnel ne constitue pas, à lui seul, une dispense des formalités prévues par la loi sur les données personnelles.
Pourquoi cette situation mérite votre attention
Un dossier peut concerner un contrat civil, une procédure pénale ou contenir des pièces médicales. Ces contenus n’appellent pas nécessairement le même régime.
La confidentialité organise les accès au dossier ; elle ne remplace ni l’examen de sa licéité ni celui d’une autorisation requise pour certaines catégories.
Ce qui peut changer l’analyse
- Les pièces portent-elles sur des infractions, condamnations ou mesures de sûreté, ou contiennent-elles des données de santé ?
- Qui accède aux dossiers au cabinet et chez les prestataires techniques ?
- Quelles finalités justifient la conservation des pièces après la fin de la mission ?
Ces questions aident à comprendre votre situation ; leurs réponses ne valent pas décision.
Que pouvez-vous faire ?
- Repérez les catégories de données présentes dans vos dossiers sans en transmettre le contenu pour cette préparation.
- Organisez les accès selon les fonctions et examinez les garanties des prestataires.
- Faites déterminer les formalités par catégorie de traitement et articulez-les avec les règles professionnelles applicables.
Ce que prévoit la loi
« Le traitement des données à caractère personnel est soumis à une déclaration préalable auprès de l’Autorité de protection des données à caractère personnel. »
Ce que ce texte établit. L’article 5 pose une déclaration préalable de principe, qui doit être articulée avec les catégories soumises à autorisation.
Pourquoi il concerne votre situation. La profession d’avocat ne suffit pas à qualifier uniformément tous les dossiers ; les pièces relatives aux infractions ou à la santé appellent un examen particulier.
Ce qui reste à apprécier
- L’application de l’article 7 et, pour les données qu’il vise, des conditions de l’article 21 relatives notamment à la défense d’un droit en justice.
- Les règles professionnelles et les durées de conservation propres aux missions concernées.
Autres articles à consulter (3)
- Loi n° 2013-450 — article 7, premier et deuxième tirets, page 8Autorisation préalable pour les données médicales et pour les données relatives aux infractions, condamnations et mesures de sûreté visées.
- Loi n° 2013-450 — article 21, pages 13–14Conditions de traitement des données sensibles, notamment dans les cas liés aux droits en justice et aux procédures.
- Loi n° 2013-450 — article 39, page 20Confidentialité du traitement et intervention des personnes sous l’autorité et sur les instructions du responsable.