Je crée des dossiers pour les salariés
Quelles informations conserver dans les dossiers des salariés ?
Ce qu’il faut retenir
Un dossier salarié doit répondre à des besoins précis de gestion du personnel, sans accumuler des informations sans rapport avec ces besoins.
Les téléphones et certains identifiants appellent un examen particulier du régime d’autorisation.
Pourquoi cette situation mérite votre attention
La paie, les déclarations sociales et le suivi du contrat ne se confondent pas avec un dossier médical ou un dispositif de surveillance.
Un identifiant CNPS ou un téléphone doit être examiné selon sa nature, son usage et les textes encadrant le traitement.
Ce qui peut changer l’analyse
- Quelles pièces sont nécessaires à chaque opération ?
- Quels textes sociaux encadrent ces opérations ?
- Quels services ou prestataires consultent les dossiers après un départ ?
Ces questions aident à comprendre votre situation ; leurs réponses ne valent pas décision.
Que pouvez-vous faire ?
- Distinguez les pièces du contrat, de la paie et des déclarations sociales.
- Documentez les obligations légales invoquées et faites examiner l’article 7 avec l’article 6 du décret de formalités.
- Définissez les accès et conservations par document, puis informez les salariés.
Ce que prévoit la loi
« Sont soumis à autorisation préalable de l’Autorité de protection avant toute mise en œuvre : - le traitement portant sur un numéro national d’identification ou tout autre identifiant de la même nature, notamment les numéros de téléphones ; »
Ce que ce texte établit. Le troisième tiret de l’article 7 vise un numéro national d’identification ou un identifiant de même nature, notamment les numéros de téléphone.
Pourquoi il concerne votre situation. Ces identifiants peuvent figurer dans les dossiers ; le décret précise le cas des traitements non déjà encadrés par d’autres dispositions.
Ce qui reste à apprécier
- Qualification des identifiants et encadrement spécial.
- Conservations issues du droit du travail et de la protection sociale.
Autres articles à consulter (3)
- Loi n° 2013-450 — Article 5Déclaration de principe, sous réserve des régimes particuliers.
- Loi n° 2013-450 — Article 16Données pertinentes et conservation limitée.
- Loi n° 2013-450 — Article 28Information des salariés ; suite page 16.