Des durées liées à une catégorie et à un fondement
La grille doit articuler obligation de conservation, protection des données et besoin de preuve. Un litige ou une injonction peut suspendre une destruction habituelle. Les durées légales et les durées internes recommandées doivent apparaître dans des colonnes distinctes.
| Catégorie | Repère juridique | Application pratique |
|---|---|---|
| Documents électroniques relevant de l’article 40 | Dix ans, sous réserve des dispositions légales prévoyant un délai plus court | Vérifier la catégorie, l’intégrité et le point de départ |
| Livres et pièces comptables | Dix ans selon le cadre comptable OHADA | Préserver la lisibilité, l’ordre et les justificatifs |
| Données d’identification des contributeurs visées par l’article 53 | Trois ans pour les prestataires concernés | Limiter au périmètre légalement visé |
| Données relatives aux abonnés visées par l’article 72 | Dix ans pour les fournisseurs concernés | Distinguer abonnés, trafic et contenu |
| Registre d’employeur | Cinq ans après la dernière mention selon le Code du travail | Appliquer au registre et aux fascicules concernés |
| Prospects, candidatures, images et comptes clients | Durée à déterminer selon finalité et règles applicables | Justifier, documenter, purger et réexaminer |
| Données visées par une conservation judiciaire | Selon la mesure et les besoins de la procédure | Geler la destruction sur un périmètre défini |
Références : [, , , ]. Ces repères ne constituent pas une autorisation de conserver toutes les données personnelles pendant dix ans.
Procédure de destruction recommandée
Définir la liste des données arrivées à échéance, vérifier les gels contentieux, obtenir une validation, exécuter la suppression et conserver une trace minimale de l’opération. Le traitement des copies, exports et sauvegardes doit être documenté. Une donnée masquée dans l’interface peut rester accessible dans la base ou les exports.