Valeur juridique et fiabilité
La loi sur les transactions électroniques reconnaît l’écrit électronique sous conditions. L’identité de l’auteur et l’intégrité de l’écrit sont déterminantes. Les règles relatives à la signature supposent un procédé fiable et un lien avec l’acte ; une image de signature collée dans un fichier ne fournit pas nécessairement les garanties recherchées. []
Le décret n° 2014-106 du 12 mars 2014 précise les conditions d’établissement et de conservation de l’écrit et de la signature électroniques. Le décret n° 2016-851 du 19 octobre 2016 porte sur l’archivage électronique. Ces textes doivent guider le choix d’une solution et la définition de la preuve attendue. []
Recommandation : distinguer les actes selon leur enjeu. Pour une opération importante, vérifier les pouvoirs du signataire, l’authentification, l’intégrité, l’horodatage, les certificats utilisés, les traces et la possibilité de produire le dossier de preuve longtemps après la signature.
Conservation et accessibilité
L’article 40 de la loi n° 2013-546 prévoit une conservation électronique de dix ans, sous réserve des dispositions légales prévoyant un délai plus court, avec des conditions d’accessibilité et d’intégrité. Les exigences comptables OHADA doivent également être prises en compte pour les livres et pièces justificatives. [, ]
Recommandation : construire une grille par catégorie documentaire. Définir l’événement de départ, la durée, le support, les accès, la destruction et la suspension en cas de contentieux. Les archives doivent rester lisibles malgré les changements de logiciels et de formats. La sauvegarde destinée à restaurer un système et l’archive destinée à conserver une preuve remplissent des fonctions différentes.
Choisir et quitter un prestataire de confiance
Recommandation : vérifier le statut du service, les conditions de certification et la capacité de validation future. Tester l’export d’un dossier signé avec ses preuves, sans dépendre exclusivement d’un lien temporaire dans le portail du fournisseur. Prévoir le sort des certificats expirés et la disponibilité des éléments nécessaires à la vérification.
L’entreprise doit décider qui peut engager une dépense, approuver un contrat et signer. Une authentification technique correcte ne remplace pas le pouvoir juridique. La matrice de délégation et l’administration des comptes de signature doivent être réconciliées lors des changements de fonction et des départs.